La politique de confidentialité de la SARL Centre Adechina Anatomie Pathologique est rédigée conformément à l’article 415 du livre cinquième du code du numérique relatif à la Protection des Données à caractère personnel. Elle vise à démontrer le respect des formalités préalables auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) et à fournir des informations claires sur les données personnelles collectées et traitées au sein de notre entreprise, ainsi que les objectifs poursuivis et la politique de gestion mise en place pour se conformer à la législation en vigueur sur la protection des données personnelles et de la vie privée en République du Bénin.

Nous vous invitons à lire attentivement cette politique de confidentialité, car elle représente notre engagement envers vous. Elle détaille les principes et les procédures que nous avons mis en place pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles que vous nous confiez.

Cette politique de confidentialité vise à vous informer sur :

• Les types de données personnelles que nous collectons auprès de vous.

• Les finalités pour lesquelles nous collectons et traitons vos données personnelles.

• Notre politique de gestion des données personnelles et les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour les protéger.

• Vos droits en matière de protection des données personnelles et la manière dont vous pouvez les exercer.

• Les éventuels transferts de données personnelles à des tiers, le cas échéant.

• La durée de conservation de vos données personnelles.

• La manière dont nous utilisons les cookies et autres technologies similaires sur notre site web ou nos applications.

Notre engagement à former et sensibiliser notre personnel à la protection des données personnelles.

Les mesures prises en cas de violation de données personnelles et la procédure à suivre pour déposer une plainte.

Nous vous encourageons à prendre connaissance de cette politique de confidentialité et à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles. Votre confiance est importante pour nous, et nous nous engageons à respecter votre vie privée et à protéger vos données personnelles conformément à la législation en vigueur.

1. Responsabilités et engagements

A. Responsable du traitement des données personnelles

Le responsable du traitement de vos Données Personnelles est :

Nom : TAKIN Freddy Géraud Adékèyè
Contact téléphonique : +229 96110311

Adresse email : contact@caap.bj

Veuillez contacter le responsable du traitement pour toute question ou demande liée à vos données personnelles.

B. Engagement de respect de la confidentialité pour le personnel

Tous les membres de notre personnel sont tenus de respecter la confidentialité des données personnelles auxquelles ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions. Ils s’engagent à :

Traiter les données personnelles uniquement dans le cadre des finalités établies et dans le respect des instructions fournies par la société.

Garder confidentielles les informations personnelles auxquelles ils ont accès et ne les divulguer à des tiers que dans les cas prévus par la loi ou avec le consentement explicite des personnes concernées.

Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation.

Se conformer à toutes les politiques et procédures internes relatives à la protection des données personnelles.

Nous veillons à sensibiliser et former régulièrement notre personnel sur l’importance de la confidentialité et de la protection des données personnelles, afin de garantir leur respect en tout temps.

Cet engagement de respect de la confidentialité s’applique à tous les membres de notre personnel, qu’ils soient employés permanents, temporaires, consultants ou contractuels.

Nous encourageons notre personnel à signaler toute violation potentielle de la confidentialité des données personnelles à notre responsable de la protection des données, afin que des mesures correctives appropriées puissent être prises.

Nous nous engageons à respecter cet engagement de respect de la confidentialité et à prendre les mesures disciplinaires nécessaires en cas de non-respect des obligations de confidentialité par notre personnel.

2. Formalités préalables

Le traitement est poursuivi conformément au …RD n°  délivré par l’Autorité de Protection des données Personnelles (APDP) Vous pouvez  contacter cette autorité et vérifier les termes de la présente par le biais des coordonnées suivantes : ……

3. Les données personnelles objet du traitement

Les données personnelles objet du traitement sont les suivantes :

• Nom

• Prénom

• Sexe

• Langue parlée

• Date de naissance

• Numéro de téléphone

• Profession

• Adresse

• Hôpital de provenance

Ces données sont collectées dans le cadre de nos activités liées à notre laboratoire d’anatomie pathologique pour assurer la prestation de services de qualité et répondre aux besoins de nos patients et partenaires. Nous nous engageons à traiter ces données de manière confidentielle et à respecter les réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.

4. Les opérations effectuées 

Le Centre Adechina Anatomie Pathologique ne collecte des informations personnelles relatives à ses patients que pour le besoin exclusif des services médicaux qu’il propose. Les informations recueillies font l’objet des opérations suivantes :

• La collecte des données personnelles nécessaires à la gestion des demandes d’examens, à l’édition des comptes rendus et à la notification automatisée des résultats.

• Le développement, l’exposition et l’affichage des informations collectées dans le système de gestion du laboratoire.

• La conservation sécurisée des données personnelles, y compris les résultats d’examens, conformément aux délais de conservation légaux.

• La copie et le traitement d’images médicales, y compris les retouches et corrections nécessaires.

• L’exploitation des données personnelles pour le suivi et l’orientation des patients, ainsi que pour la gestion des prestataires et des plaintes des salariés.

• L’enregistrement, l’adaptation, la modification et l’extraction des données personnelles dans le cadre des activités de laboratoire.

• La sauvegarde régulière des données pour assurer leur protection et leur disponibilité en cas de besoin.

• La consultation et l’utilisation des données personnelles par les professionnels de santé autorisés dans le cadre de leurs fonctions.

• La communication par transmission sécurisée des résultats d’examens aux patients et aux professionnels de santé concernés.

• La diffusion restreinte des données personnelles dans le respect des règles de confidentialité et des autorisations appropriées.

• La structuration, le rapprochement ou l’interconnexion des données personnelles pour assurer une gestion efficace des informations médicales.

• La limitation des accès aux données personnelles aux personnes autorisées et formées en matière de confidentialité et de sécurité.

• Le cryptage des données sensibles pour renforcer leur protection contre les accès non autorisés.

• L’effacement et la destruction sécurisée des données personnelles conformément aux procédures et aux délais de conservation prévus.

• L’organisation des données personnelles de manière à faciliter leur gestion, leur recherche et leur utilisation.

• Les autres opérations nécessaires à la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus, y compris la télé surveillance pour assurer la sécurité des locaux.

5. Les finalités des traitements

Les informations personnelles collectées sont utilisées dans le cadre des finalités suivantes :

• Fournir des services de diagnostic et de suivi médical : Les données personnelles des patients sont collectées et traitées dans le but de fournir des services de diagnostic et de suivi médical, notamment la réalisation d’examens anatomopathologiques, l’établissement de comptes rendus médicaux, la gestion des résultats d’examens et la communication avec les patients concernant leur suivi médical.

• Gérer les demandes d’examens et les comptes rendus : Les données personnelles des patients sont utilisées pour enregistrer et gérer les demandes d’examens, établir les comptes rendus médicaux et assurer leur suivi. Cela inclut l’utilisation de l’application web de gestion du centre, qui permet l’enregistrement des demandes, l’édition des comptes rendus et l’envoi automatique des notifications aux patients lorsque les résultats sont disponibles.

• Gérer la vidéosurveillance pour des raisons de sécurité : Dans le cadre de nos mesures de sécurité, une vidéosurveillance est en place dans nos locaux. Les enregistrements vidéo peuvent être utilisés dans le but d’assurer la sécurité des personnes, la protection des biens et la prévention des incidents. Les données collectées par le système de vidéosurveillance sont conservées pendant une durée déterminée conformément à la législation en vigueur.

• Gérer les ressources humaines : Les données personnelles des employés sont collectées et traitées dans le cadre de la gestion des ressources humaines, y compris la gestion des dossiers des employés, la gestion des salaires et des avantages sociaux, la gestion des congés et des absences, la communication interne et toute autre activité liée à l’administration du personnel.

Il convient de rappeler que chaque traitement correspond à une finalité précise et unique. Dans l’hypothèse où un seul et même traitement pourrait servir plusieurs finalités, votre consentement sera recueilli distinctement pour chacune d’elles.

6. Destinataires des Données personnelles communication et transfert

Nous tenons à souligner que vos données personnelles peuvent être communique saux destinataires suivants, dans le cadre de nos opérations de traitement :

Notre personnel autorisé : Les membres de notre équipe qui sont directement impliqués dans le traitement des données et qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions.

• Les sous-traitants et prestataires de services : Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour nous aider dans la gestion de nos systèmes informatiques, notamment notre fournisseur d’hébergement et l’entreprise qui assure la maintenance du logiciel utilisé dans le traitement des données personnelles. Ces partenaires ont accès à vos données personnelles dans la mesure nécessaire pour exécuter leurs services conformément à nos instructions et aux exigences de sécurité et de confidentialité.

• Les autorités compétentes : Dans certaines situations, nous pouvons être tenus de divulguer vos données personnelles aux autorités compétentes, conformément aux lois et réglementations applicables.

Nous nous engageons à veiller à ce que tous les destinataires de vos données personnelles respectent les mêmes normes de sécurité et de confidentialité que nous.

Veuillez noter que nous ne vendons, ne louons ni ne partageons vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing, sauf si nous avons obtenu votre consentement préalable.

Nous tenons également à préciser que vos données personnelles ne seront transférées à des destinataires situés en dehors du territoire national que dans le respect des exigences légales applicables en matière de transfert de données personnelles et de protection des données.

7. Durée du traitement, conservation et stockage

Les données personnelles collectées seront conservées pendant les durées suivantes :

• Pour les services de diagnostic et de suivi médical, les données personnelles des patients seront conservées pendant une période de 10 ans à compter de la dernière interaction avec le patient, conformément aux obligations légales en matière de conservation des dossiers médicaux.

• Les demandes d’examens, les comptes rendus médicaux et les informations associées seront conservés pendant une durée de 10 ans à des fins d’archivage et de disponibilité des informations pour les besoins futurs.

• Les enregistrements vidéo issus du système de vidéosurveillance seront conservés pendant une durée de un mois, conformément aux exigences légales applicables en matière de conservation des enregistrements de vidéosurveillance.

• Les données personnelles des employés seront conservées pendant la durée de leur contrat de travail et, le cas échéant, conformément aux obligations légales en matière de conservation des données liées à l’emploi.

Veuillez noter que les durées de conservation peuvent varier en fonction des exigences légales spécifiques et des politiques internes du laboratoire. Des mesures de sécurité appropriées sont mises en place pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la protection des données personnelles pendant toute la durée de conservation.

Pour plus d’informations concernant les durées de conservation, vous pouvez nous contacter à l’adresse mail suivante : 

• Adresse : Carre 1915 « G » Fifadji, rue de la pharmacie PALACE PLUS. 072 BP 059 Cotonou, Benin 

• Tél : +229 97 89 96 26 

• E-mail : contact@caap.bj
  
  Les Données Personnelles sont conservées  et stockées comme suit : 

8. Les droits des personnes concernées à propos des traitements 

En vertu de la loi sur la protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder aux informations collectées vous concernant.

• Droit d’interrogation : Vous avez le droit de poser des questions et d’obtenir des informations sur le traitement de vos données personnelles.

• Droit de modification : Vous avez le droit de demander la modification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.

• Droit de rectification : Vous avez le droit de rectifier vos données personnelles si elles sont incorrectes ou obsolètes.

• Droit à la portabilité : Sous certaines conditions, vous avez le droit de recevoir une copie de vos données personnelles dans un format structuré et couramment utilisé.

• Droit d’opposition au traitement : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.

• Droit de suppression des données : Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles.

• Droit à l’oubli : Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles.

• Droit à réparation : Vous avez le droit de demander une réparation si vos droits en matière de protection des données sont violés.

Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse contact@caap.bj. Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans un délai de 72 heures à compter de la réception de votre demande.

9. Plaintes

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles : La plainte est

• déposé au siège de l’institution Rue 6.076  Aïdjèdo Cotonou 

• Adressée (mail uniquement) à l’adresse : contact@apdp.bj

 Ceci est sans préjudice d’un recours devant un tribunal compétent.

10. Pour en savoir plus 

Si vous avez d’autres questions ou commentaires concernant le traitement de vos données personnelles, n’hésitez pas à contacter le Délégué à la Protection des Données Personnelles par e-mail à : contact@caap.bj .